Schon wieder eine Stunde vergeudet beim Suchen eines Schriftstücks in den unzähligen Ordnern. Kennen Sie das?
Immer mehr Dokumente und Rechnungen erreichen uns bereits in elektronischer Form, aber zur Weiterverarbeitung und Archivierung werden diese oft noch ausgedruckt und als Papier in langen Regalmetern abgeheftet. Wenn Unterlagen zu einem alten Vorgang herausgesucht werden müssen, liegen diese häufig auf mehrere Orte verteilt – die Rechnungen in dem einen, die Kunden-Korrespondenz in einem anderen Ordner.
Digitale Dokumentenmanagementsysteme oder Enterprise Content Management (ECM) Lösungen versprechen hier Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung. Doch die Auswahl eines geeigneten Systems stellt insbesondere kleine Betriebe vor großen Herausforderungen.